Кто имеет доступ к клиентским данным в CRM: что проверить

CRM хранит заявки, телефоны, email, историю общения и иногда документы или комментарии менеджеров. Даже если сама CRM настроена удобно, основная зона внимания часто находится в доступах: кто входит, какие роли назначены, есть ли бывшие сотрудники, общие логины и выгрузки.

Проверьте эту зону в бесплатной самопроверке ПДн-Рентген

Это предварительная самопроверка по вашим ответам: формы, согласия, CRM, рассылки, подрядчики и доступы. Без загрузки клиентских баз, документов и CRM-ссылок.

Перейти к самопроверке

Зоны, которые стоит проверить

Какие роли есть в CRM: администратор, менеджер, маркетолог, подрядчик, наблюдатель.
У кого есть админ-доступ и кто может менять настройки, интеграции и экспорт данных.
Остались ли аккаунты бывших сотрудников, старых подрядчиков или тестовых пользователей.
Используются ли общие логины вместо персональных аккаунтов.
Включены ли дополнительные меры защиты аккаунтов, если они доступны в сервисе.
Кто может экспортировать базу, отчёты или списки клиентов.
Как часто проводится ревизия доступов и кто отвечает за отключение ненужных прав.

Мини-чек-лист самопроверки

Выгрузите или вручную просмотрите список пользователей CRM без экспорта клиентской базы.
Разделите пользователей по ролям и отметьте администраторов.
Проверьте старые аккаунты, подрядчиков и общие логины.
Проверьте, кто может выгружать данные и менять интеграции.
Зафиксируйте регулярный порядок пересмотра доступов.

Типичный маршрут данных

Лид попадает в CRM из формы, звонка, Telegram или ручного ввода.
CRM распределяет заявку между менеджерами, администраторами, интеграциями и отчётами.
Пользователи с широкими правами могут видеть, менять или выгружать клиентские данные.
После увольнения, смены подрядчика или завершения проекта доступы требуют пересмотра.

Когда обсудить со специалистом

Если по пунктам ниже остаётся неопределённость, стоит обсудить процесс со специалистом. ПДн-Рентген не заменяет юридическую консультацию и не подтверждает наличие или отсутствие нарушений.

CRM-администратор: проверить роли, пользователей, интеграции и экспорт.
Руководитель продаж или администратор: подтвердить, кому реально нужен доступ.
Специалист по персональным данным: обсудить порядок доступа, удаления, подрядчиков и журналирования.

Ограничение результата

Материал описывает зоны внимания для предварительной самопроверки. Он основан на типичных процессах сайта и не проверяет фактические документы, CRM, договоры, настройки сайта или реальные процессы обработки персональных данных.

FAQ

ПДн-Рентген проверяет настройки CRM?

Нет. Он не подключается к CRM и не проверяет фактические роли. Вы сами отвечаете на вопросы и получаете карту зон внимания.

Что делать с бывшими сотрудниками в CRM?

Для самопроверки стоит проверить, отключены ли их аккаунты и нет ли общих логинов, через которые доступ сохраняется.

Общие логины — это зона внимания?

Да, потому что сложнее понять, кто именно смотрел или выгружал данные. Это стоит обсудить с администратором CRM.

Нужно ли проверять экспорт данных?

Да, возможность выгрузки базы часто важна для оценки доступа и контроля копий.

Какие вопросы задать интегратору?

Какие роли настроены, кто администратор, кто может экспортировать данные, где логи и как отключаются подрядчики.

Связанные материалы

Проверьте эту зону в бесплатной самопроверке ПДн-Рентген

Перейти к самопроверке

Поддержка

Поддержка: Telegram @pdn_rentgen_support. Первый ответ — в течение 24 рабочих часов.

Пожалуйста, не отправляйте в Telegram клиентские базы, документы, пароли, CRM-ссылки, скриншоты заявок и персональные данные третьих лиц.